Adjointe administrative / Responsable des ressources humaines - Hilton

Principales tâches

Le Hilton Homewood Suites est à la recherche d'une perle rare!

Sous l’autorité du Directeur(trice) de l'hôtel, le ou la titulaire communique et coordonne l’information et l’agenda reliés à la Direction générale et assure le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs et de ressources humaines.

• Maintien à jour et conserve en dossier les ententes contractuelles avec les fournisseurs incluant tous les contrats de maintenance des appareils de base et systèmes informatiques.
• Effectue le suivi et s’assure de la validité des différents permis (restaurateur, hôtelier, etc.).
• Assure le secrétariat relié à l’administration générale incluant les communications avec les employés, clientèle, syndicat, etc. (politiques et procédures, mémos, récupération de lacunes de service, etc.)
• Répond aux demandes de commandites et produit les certificats cadeaux.
• Assiste et produit les comptes-rendus et les rapports de suivis pour toutes les réunions administratives dirigées par le Directeur de l'hôtel.
• Responsable de maintenir à jour l’inventaire de fourniture de bureau et d’effectuer les commandes reliées à ce secteur.
• Effectue les commandes reliées aux uniformes, imprimerie, équipement (bureau, informatique, cuisine, etc.) et est responsable du suivi budgétaire de ces comptes.
• Transmets aux intervenants concernés les différents résultats d’occupation et/ou rapports.
• S’assure de la qualité de la présentation et orthographe de toute affiche et/ou correspondance de l’hôtel.
• Assure le suivi et la gestion du système téléphonique et des systèmes informatiques ainsi que tous les produits dérivés.
• Gère le programme d’assurance collective.
• Responsable de l’embauche du personnel (affichage de postes, étude de CV, entrevues, etc.)
• Accueille les nouveaux associés, prépare leur dossier et effectue les rencontres d’orientation.
• Gère et tient à jour les dossiers d’associés (vacances, maladie, mise-à-pied, relevé d’emploi, etc.).
• Assiste la comptabilité dans la gestion de la paie pour tout le personnel.
• Fait le suivi des formations pour l’ensemble des associés.
• Gère et fait le suivi des demandes CNESST.
• En plus des tâches mentionnées plus haut, le titulaire de ce poste s’acquitte de toute autre tâche raisonnable requise par le directeur d'hôtel et reliée à la bonne marche des opérations.

Compétences et qualifications

• Être parfaitement bilingue à l'oral et à l'écrit.
• Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.
• Être une personne reconnue pour sa débrouillardise, son autonomie et sa capacité à travailler sous pression.
• Avoir le sens de l'organisation.
• Savoir être discrète dans le traitement de certains dossiers, principalement de ressources humaines.