Main tasks
Sous l’autorité du Directeur(trice) de l'hôtel, le ou la titulaire communique et coordonne l’information et l’agenda reliés à la Direction générale et assure le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs et de ressources humaines.
- Maintien à jour et conserve en dossier les ententes contractuelles avec les fournisseurs incluant tous les contrats de maintenance des appareils de base et systèmes informatiques.
- Effectue le suivi et s’assure de la validité des différents permis (restaurateur, hôtelier, etc.).
- Assure le secrétariat relié à l’administration générale incluant les communications avec les employés, clientèle, syndicat, etc. (politiques et procédures, mémos, récupération de lacunes de service, etc.)
- Répond aux demandes de commandites et produit les certificats cadeaux.
- Assiste et produit les comptes-rendus et les rapports de suivis pour toutes les réunions administratives dirigées par le Directeur de l'hôtel.
- Responsable de maintenir à jour l’inventaire de fourniture de bureau et d’effectuer les commandes reliées à ce secteur.
- Effectue les commandes reliées aux uniformes, imprimerie, équipement (bureau, informatique, cuisine, etc.) et est responsable du suivi budgétaire de ces comptes.
- Transmets aux intervenants concernés les différents résultats d’occupation et/ou rapports.
- S’assure de la qualité de la présentation et orthographe de toute affiche et/ou correspondance de l’hôtel.
- Assure le suivi et la gestion du système téléphonique et des systèmes informatiques ainsi que tous les produits dérivés.
- Gère le programme d’assurance collective.
- Responsable de l’embauche du personnel (affichage de postes, étude de CV, entrevues, etc.)
- Accueille les nouveaux associés, prépare leur dossier et effectue les rencontres d’orientation.
- Gère et tient à jour les dossiers d’associés (vacances, maladie, mise-à-pied, relevé d’emploi, etc.).
- Assiste la comptabilité dans la gestion de la paie pour tout le personnel.
- Fait le suivi des formations pour l’ensemble des associés.
- Gère et fait le suivi des demandes CNESST.